FAQ ÉVÉNEMENTIEL

FAQ ÉVÉNEMENTIEL

Vous vous posez une question sur nos services événementiels ? Toutes vos questions ont une réponse au sein de cette FAQ ! Ce n’est pas le cas ? Posez-nous votre question via l’outil Messenger, nous vous répondrons et l’intégrerons. Merci !

Qu’est-ce qu’une agence événementielle ?

Une agence événementielle comme la nôtre est un prestataire de services spécialisé dans la conception et l’organisation d’événements, mais aussi force de propositions d’animations digitales, bornes photobooth et animations Team-Bulding.

Ces événements sont exclusivement destinés aux professionnels comme les entreprises, les collectivités ou les associations. La location de nos bornes photobooth est disponible et ouverte aussi aux particuliers.

Nous organisons et créons des événements adaptés aux souhaits et besoins de nos clients. De l’organisation de soirées & séminaires à la tenue de salons professionnels, nos actions sont toujours ciblées sur les participants et destinées à leur laisser un souvenir impérissable. En résumé, nous sommes partenaires de vos émotions.

Studio Kinomaton est une agence 360°, c’est-à-dire capable de proposer tous les services, de la création au rendu et à la finalité d’un projet, quel qu’il soit ; en communication, marketing, publicité, web & digital, photographie, audiovisuel, mais aussi événementiel.

Pourquoi travailler avec une agence événementielle ?

Une agence de communication événementielle organise chaque année un nombre important d’événements, souvent très différents les uns des autres. Cette expérience et cette expertise en font un spécialiste de l’événementiel, ce qui n’est vraisemblablement pas votre cas.

L’agence sera force de propositions et source d’idées créatives et innovantes pour faire de votre soirée ou anniversaire d’entreprise, de votre séminaire ou convention, de votre inauguration ou de votre défilé de mode un événement majeur et mémorable pour vos invités.

Une agence événementielle mettra au service de votre événement une palette de nouveaux services et d’outils digitaux qui sauront révolutionner votre soirée, votre anniversaire, votre concert…

En externalisant l’organisation de votre événement, vous gagnez du temps et pourrez ainsi vous concentrer sur votre job tout en vous épargnant le stress inhérent à toute création et gestion d’un séminaire, d’une convention, d’un concert, d’une soirée d’entreprise ou de l’anniversaire de celle-ci. Le jour J, vous pourrez ainsi profiter sereinement de tous vos invités !

Comment bien choisir son agence événementielle ?

Votre premier contact avec l’agence doit vous aider à sélectionner une agence événementielle :

  • Vous sentez-vous à l’aise avec l’équipe ?
  • Lui faites-vous confiance ?
  • Ressentez-vous enthousiasme et intérêt lors du brief ?
  • Partagez-vous des valeurs communes ?
  • Vérifiez également que l’équipe que vous rencontrez sera bien l’équipe en charge de l’organisation de votre événement.

Les références de l’agence de communication événementielle seront également une aide pour la sélectionner et en faire la responsable de l’organisation de votre événement.

Éléments référentiels à tenir compte pour choisir votre agence en fonction de ses références :

  • Type d’événements organisés
  • Typologie des clients : BtoB, BtoC, grands comptes, PME, TPE…
  • Taille des événements organisés
  • Nombre de participants à chaque événement
  • Nombre d’événements organisés sur une année, sur un mois

Un élément important à prendre en compte est la variété des événements. Plus une agence événementielle organise des événements différents, plus elle sera force de proposition et saura réagir en cas d’imprévus sur votre événement de par la variété de nos expériences.

Faites-vous préciser le potentiel des ressources de l’agence, qu’elles soient internes ou externes.

La proposition que vous fera la société événementielle sera un élément déterminant ; en effet elle doit démontrer la compréhension et la prise en compte de votre marque, de ses objectifs et de sa problématique.

La mise en scène graphique présentée vous aidera non seulement à vous projeter dans votre prochain événement. Elle vous démontrera également la créativité et l’originalité de l’agence.

Pour finir, sélectionnez une agence avec laquelle vous êtes à l’aise et qui partage vos valeurs. La réactivité et l’investissement dont elle fait preuve pour répondre à votre brief doit vous aider dans votre sélection pour organiser votre séminaire, votre soirée d’entreprise, votre défilé de mode ou tout autre événement.

Comment bien briefer une agence événementielle ?

Les points essentiels à fournir quand vous briefez une agence événementielle concernent :

  • Les objectifs dédiés à votre événement
  • Le public que vous ciblez
  • La date de votre événement
  • Le lieu ou la zone géographique pressentis
  • Si vous avez déjà organisé des événements, c’est important de raconter dans quel contexte ils se sont déroulés ; ça peut guider notre agence.
  • Le dernier point à spécifier concerne le budget qui est impératif.

Peut-on briefer une agence événementielle sans communiquer de budget ?

Le budget est une variable du brief très importante, comme peuvent l’être les objectifs et la cible de votre prochain événement. Souvent l’annonceur refuse de communiquer un budget de peur que l’agence en « profite » et utilise la totalité de la somme alors qu’elle serait partie sur un budget moindre si elle n’en avait pas eu connaissance…

C’est une erreur de penser ça :

– Tout d’abord une agence événementielle a des valeurs comme l’intégrité, l’honnêteté et la responsabilité

– Elle travaille pour satisfaire ses clients et recherche avant tout leur fidélité

– Enfin l’agence événementielle va bâtir son projet sur la base du budget fourni. Sans cette information, elle risque de partir sur une enveloppe qui lui paraît juste et nécessaire au regard des objectifs du brief ; elle peut également estimer un budget en fonction des événements qu’elle organise majoritairement au quotidien.

Si cette enveloppe est trop élevée, le projet sera obsolète et la société événementielle devra recommencer de zéro ! L’inverse est vrai également, même si cette option est assez rare… Si c’est le cas, l’agence rajouterait des animations pour atteindre le budget sans forcément nourrir l’objectif prioritaire mais en alimentant la thématique et les animations.

Pouvez-vous intervenir sur tout ou partie de l’organisation d’un événement ?

Notre agence peut effectivement organiser un événement de A à Z, de la conception à la réalisation en passant par la communication et sa mise en scène.

Nous pouvons également, en fonction de vos ressources, de vos souhaits et de votre fonctionnement se charger d’une partie de votre événement :

  • Définition et gestion des animations
  • Gestion de la technique : analyse des besoins, installation, test et démontage
  • Création d’un concept de communication, développement des supports, fabrication des PLV, pose et démontage
  • Conception de la scénographie, fabrication et pose des décors
  • Pose d’écrans leds géants, retransmission en live, création d’une vidéo événementielle…

Notre structure très souple et réactive nous permet de nous adapter à vos besoins et votre mode de fonctionnement. 

Quels services proposez-vous ?

Aujourd’hui, nos services sont pensés pour compléter notre offre. Ainsi, nous proposons en événementiel :

  • Organisation de tous types d’événements internes et externes
  • Actions et animations marketing et commerciales
  • Set-Up sur demande
  • Animations et prestations diverses
  • Animations Team-Building en tous genres
  • Location de bornes photobooth
  • Location de cabines photobooth
  • Location de caravanes photobooth
  • Location de vélos photobooth

D’autres services événementiels sont disponibles sur demande et étudiés selon vos besoins.

Où intervenez-vous ?

Partout ! En Normandie principalement et en région parisienne, mais aussi sur l’ensemble de la France, de l’Europe et du monde, selon vos besoins.

Team-Building, c'est quoi ?

Dans toute structure qui regroupe un grand nombre de personnes (entreprise, association, club, etc.), il est parfois nécessaire voire vital de faire des activités avec ses collègues en dehors du cadre professionnel, dans le but de casser la routine, de souder les équipes, et tout simplement d’apprendre à mieux se connaitre sur le plan personnel.

C’est là que le Team-Building intervient : le Team-Building est une activité ludique, sportive, culturelle, destinée aux salariés d’une entreprise, effectuée collectivement par l’ensemble du groupe dont le but est de renforcer et souder les liens entre les personnes autour du projet de l’entreprise. 

Que proposez-vous en animations Team-Building ?

Il y a énormément de choix en matière d’animation Team-Building et nous en proposons une large gamme. Nature, création, défis, sport, nous vous proposons de tester votre équipe autour de différentes thématiques.

FAQ PHOTOBOOTH

Qu’est ce qu’un photobooth, une borne photo ?

Un photobooth, c’est une borne tactile qui permet la prise de vues et l’impression de photos, de GIF, de boomerangs et de vidéos. Dans notre cas, elle est peu encombrante, facile à monter et à transporter.

Pour quel évènement louer une borne photo ?

La borne peut être utilisée pour tout événement des plus traditionnels aux plus inattendus, car toute occasion est bonne pour faire des photos et partager des moments de convivialité à plusieurs : Anniversaire, mariage, baptême, pot de départ, événement professionnel, séminaire, remise de prix, réveillon de la Saint Sylvestre, action commerciale, jeu-concours, et plus encore !

Qui peut louer une borne photo ?

Tout le monde sans exception. Que vous soyez particulier ou professionnel cette borne saura trouver une place au coeur de votre événement.

Pour quelle durée puis-je louer la borne photo ?

Vous pouvez louer votre borne pour une soirée, une journée, une après-midi, un weekend, une semaine, un mois, un an ; bref sur toutes les durées possibles et souhaitées.

Comment réserver un de vos équipements ?

Contacter la Kino’Team par mail ou par téléphone, afin d’obtenir plus d’informations si besoin. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

Vos équipements ne prennent-t-ils que des photos ?

Vous pouvez choisir entre la réalisation photos, sous plusieurs formats simultanément, de GIFs animés, de vidéo, de boomerang.

 

Est-il possible de récupérer les photos/vidéos/GIF/boomerang par la suite ?

Tous les contenus vous seront transmis via une galerie en ligne sécurisée par identifiant et mot de passe unique qui vous permettront de les télécharger et de vous les partager par mail.

Quels formats de photos pouvons-nous choisir ?

Nous proposons divers et nombreux formats photos : la bandelette (5cm x 15cm) avec 1 à 4 photos différentes dessus, le polaroïd (10cm x 15cm) avec 1 photo carrée dessus, le GIF (10 cm x 15 cm) avec 4 photos différentes dessus et le paysage (15cm x 10cm) avec une photo dessus.

Est-il possible de personnaliser les photos ?

Nous ajoutons toujours une touche très personnelle que l’on retrouve dans votre faire-part/invitation ou dans votre thème d’événement. Nous personnalisons les écrans du photobooth à vos couleurs et nous proposons la personnalisation de nos équipements par des adhésifs en eux-mêmes.

Combien de photos pouvons nous imprimer avec vos équipements ?

Les photos sont imprimées en instantané dans la limite de 400 photos pour une location simple. Selon le format photo choisi vous pouvez atteindre les 800. En effet la bandelette se découpe en 2 à l’impression. Ce qui vous fait deux bandelettes identiques ou différentes à la sortie.

Les formules avec animation permettent l’impression en illimité des photos sur la soirée.

Comment-faire si nous avons atteint les 400 impressions ?

Une fois la limite de 400 impressions atteinte, vous n’êtes pas limités par le nombre de prises de vues photos, GIFs ou vidéos que la borne photo peut enregistrer.

Si vous atteignez les 400 impressions, continuez à vous prendre en photo/vidéo, elles seront enregistrées dans le photobooth et transmis via la galerie en ligne, comme toutes les photos imprimées !

Il est aussi possible à tout moment de désactiver l’impression pendant votre événement (par exemple à partir de 2 ou 3h du matin…) et de réactiver le service le lendemain afin de limiter l’abus et les photos parfois un peu trop arrosées !

De même, si vous le souhaitez, nous pouvons venir changer le rouleau, moyennant facturation supplémentaire et frais de déplacement.

Fournissez-vous des accessoires avec la location de vos équipements ?

Tout à fait ! Un kit de props (pics cartonnés) est inclus pour chaque location. Si vous souhaitez des déguisements et accessoires à thème, cela est aussi possible. N’hésitez pas à demander le catalogue des accessoires, nous vous l’enverrons.

Comment récupérer et rendre vos équipements ?

Tous nos équipements sont livrés, installés et réglés par notre équipe. De-même, nous venons reprendre ces équipements à un temps convenu en amont. Ce service est inclus ou non dans toutes nos locations selon les conditions et distances à parcourir.

Quelle espace devons-nous prévoir pour l’animation ?

Pour nos équipements bornes, Il faut prévoir au moins 1,5 ou 2 mètres de recul par rapport à la borne photo pour prendre les photos de groupe par exemple.

Il faut laisser un espace d’environ 4m² pour être à l’aise et pouvoir profiter à 100% de votre animation !

Pour nos équipements cabine et tricycles, il faut prévoir un espace de 2m2 au sol (2x1m)

Pour nos équipements Caravane, il faut prévoir un espace de 5x4m au sol, en extérieur. 

Vos équipements sont-ils utilisables en extérieur ?

Oui, sous réserve qu’il ne pleuve pas et que vous disposiez d’une tonnelle sous laquelle la placer pour la protéger en cas de pluie soudaine (hors caravane, qui va en tout temps en extérieur).

En cas d'imprévu : Y a t-il une assistance ?

Nous assurons pour tous nos événements professionnels et particuliers une assistance technique téléphonique et si besoin sur place, 24h/24 et 7 jours sur 7.

Faites-vous des locations dans toute la France ?

Nous intervenons principalement en Normandie et en région Parisienne. La livraison, l’installation et la reprise du matériel sont gratuites si votre lieu de réception ne dépasse pas 50 km aller/retour de notre siège social ou en fonction de la formule choisie.

Au-delà, nous appliquons un forfait kilométrique. En fonction de l’éloignement et de la durée de location des frais de stationnement et d’hébergement pourront être appliqués.

Est-ce compliqué d’utiliser un Photobooth ?

Il n’y a rien de plus intuitif ! Les consignes sont inscrites sur l’écran, impossible de vous tromper. Et pas d’inquiétude, nous vous faisons toujours une démonstration sur place après l’installation et sommes disponibles par téléphone à toute heure.

De plus, la borne vous est livrée avec un manuel d’utilisation clair, avec de nombreuses photos.

Comment s’effectue la réservation et combien de temps à l’avance faut-il s’y prendre ?

La réservation est effective dès la réception du devis signé (par mail ou courrier) avec la mention « Bon pour accord » ainsi que 50% d’acompte (par chèque, virement ou carte bancaire à distance). Le solde est à régler le jour de la prestation.

Concernant le délai de réservation, plus vous vous y prenez à l’avance, mieux c’est ! Nous avons divers équipements, dont notre produit-phare, la Kino’Booth en plusieurs exemplaires. Il arrive cependant que tous soient loués, notamment en période estivale.

Est-il possible d’avoir plusieurs formats de photos pour un même événement ?

Oui, il est possible de mettre plusieurs choix de formats de photos sur l’écran utilisateur du photobooth, il suffit ensuite de sélectionner le format qui vous plaît lors de la prise de vues.

Quelle alimentation électrique est nécessaire pour utiliser un de vos appareils ?

Une simple prise 16A / 220V classique suffit à faire fonctionner l’ensemble des appareils de notre gamme de photobooth.

Quel est le temps d’impression de vos appareils ?

Le temps d’impression de nos bornes photos est de 8 secondes.

Équipées d’imprimantes professionnelles, les impressions se font sur papier à sublimation thermique, la finition du papier est à votre appréciation : brillant, mat, mat fin ou lustre.

1 rouleau de papier et de ruban couleur correspond à 400 impressions 10 x 15 cm.

Qu’est ce qui se cache derrière les Photobooths Kinomaton ?

Derrière les photobooths Kinomaton, on retrouve la fabuleuse Kino’Team. Outre la location de photobooth, nous proposons également les services de communication, de marketing, de web et digital, d’audiovisuel et de photographie. 

Actuellement, notre équipe compte divers métiers réunis, employés permanents qui s’occupent entre autres de la fabrication et de la location de notre Kino’booth.

Nos photobooth ont été loués plus d’un millier de fois déjà, et nous serions enchantés que vous décidiez aussi de la louer. Si vous avez des questions supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter !

Alors animation borne photo ou pas ?

Ouuuiiiiii !!!

Notre priorité est la distraction de vos invités et avec la location du photobooth c’est très facile !

UNE AUTRE QUESTION ?

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